Gli obblighi dell'amministratore di condominio

Gli obblighi dell'amministratore di condominio
L’amministratore dura in carica un anno dalla data di accettazione della nomina da parte dell'assemblea di condominio. Può prevedersi anche la sottoscrizione di un contratto.
Alla scadenza naturale del mandato, è facoltà dell’Assemblea la conferma dell’Amministratore.
In caso di revoca l’amministratore continua ad esercitare i propri poteri finché non si provvede alla sostituzione con un altro incaricato.
Alla cessazione dell’incarico l’amministratore deve restituire tutta la documentazione contabile del condominio consegnando tempestivamente al nuovo nominato in modo diligente, trasparente e puntuale tutti i documenti relativi al condominio.
 
Obblighi dell’Amministratore inerenti l’ordinaria amministrazione.
L’amministratore deve svolgere tutte le attività necessarie all’amministrazione ed alla gestione del condominio. Salvo delibera condominiale difforme in ordine alle proprie attribuzioni (art. 1130 c.c.), o quanto previsto nel regolamento condominiale (ove approvato), in particolare deve provvedere:
1. alla convocazione tempestiva delle assemblee, da inviarsi almeno 5 gg. prima della data della riunione, con raccomandata A.R. o mezzo equipollente, con indicazione degli argomenti all’ordine del giorno;
2. alla redazione del preventivo delle spese ordinarie per la successiva gestione, alla ripartizione delle spese preventive pro quota, alla ripartizione del numero delle rate con le relative scadenze ed alla conseguente convocazione dell’assemblea ordinaria annuale per la loro approvazione;
3. a predisporre, alla chiusura dell’esercizio finanziario, con le modalità dello stato patrimoniale e del conto economico, il riparto consuntivo delle spese di gestione e la tabella di ripartizione con il calcolo dell’eventuale conguaglio tra le spese sostenute e gli acconti versati ed alla conseguente convocazione dell’assemblea ordinaria annuale per la loro approvazione;
4. a presenziare alle assemblee e, se richiesto, redigere i relativi processi verbali;
5. ad eseguire le deliberazioni assembleari, per le quali salvo che non vi siano ragioni di necessità e d’urgenza, attenderà che siano decorsi trenta giorni dalla comunicazione ai condomini, in modo tale da assicurarne l’esecutività definitiva;
6. a curare l’osservanza del regolamento condominiale (ove esistente e/o approvato);
7. ad inviare a tutti i condomini, assenti e presenti, tempestivamente e comunque entro pochi giorni dalle assemblee, copia dei verbali delle stesse;
8. alla tenuta e conservazione:
- dei registri dell’Assemblea;
- dei documenti fiscali della gestione in corso e delle gestioni precedenti;
- del registro previsto dall’art. 1129, u.c., c.c.;
- dei documenti contrattuali (es: contratti di assicurazione, di portierato, di pulizia scale, dei giardinieri, e degli altri fornitori del condominio);
- della corrispondenza, e degli altri documenti del condominio come da regolamento condominiale (ove approvato).
9. alla messa a disposizione dei condomini che lo richiedano, previo appuntamento, dei documenti relativi al condominio e dei documenti giustificativi delle spese, nonché dell’estratto conto bancario o postale, con rilascio, se richiesto, di copia dei documenti anzidetti a spese dei singoli richiedenti;
10. all’apertura e gestione del c/c bancario o postale intestato esclusivamente al condominio contraente, su cui versare le somme necessarie al pagamento dei servizi comuni di competenza del condominio, i ratei condominiali ogni altra somma di competenza condominiale;
11. alla gestione e controllo di tutti i servizi relativi al condominio (portineria, pulizia scale, manutenzione ascensore ecc);
12. alla richiesta di preventivi a fornitori in regola con la tecnica e la normativa vigente e, conseguentemente, alla stipula dei contratti di appalto per lavori e servizi ordinari necessari al condominio a seguito di delibera dell’assemblea condominiale ed alla verifica del lavoro svolto;
13. al coordinamento dei lavori di ordinaria amministrazione;
14. alla verifica dei versamenti da parte dei condomini ed agli eventuali solleciti di pagamento verso i condomini morosi;
15. alla gestione dei rapporti tra il condominio e la Pubblica Amministrazione ed all’ottemperanza alle disposizioni della stessa;
16.all’adempimento degli obblighi fiscali ed amministrativi del condominio;
17.all’erogazione delle spese occorrenti per la manutenzione delle parti comuni dell’edificio e per l’esercizio dei servizi comuni;
18. ad agire nei confronti del condomino moroso per la riscossione dei contributi (artt.1123, 1130 lett. 3 c.c. e art 64 disp. att. c.c.) in base allo stato di ripartizione approvato dall’assemblea;
19. alla proposta all’assemblea della copertura assicurativa dell’edificio e compimento degli eventuali adeguamenti per la conseguente deliberazione assembleare;
20. a segnalare all’assemblea i vizi palesi delle deliberazioni che si stanno per adottare;
21. a segnalare prontamente all’assemblea eventuali danni cagionati dall’abuso dei condomini nell’uso della cosa comune;
22. a promuovere le azioni possessorie e petitorie dirette ad ottenere l’osservanza della disciplina concordata dell’uso delle cose comuni;
23. a chiedere le misure cautelari volte a tutelare l’integrità delle cose comuni (come nel caso di domanda ex art. 700 c.p.c. per il passaggio su fondo finitimo per l’esecuzione di indifferibili lavori di manutenzione dei muri perimetrali del fabbricato);
24. ad agire in giudizio, ai sensi dell’art. 1669 c.c., previa delibera condominiale e per espresso mandato, nei confronti dell’appaltatore per far rimuovere i gravi difetti della costruzione che possano porre in pericolo la sicurezza dell’edificio condominiale;
25. al compimento di ogni altra attività prevista dalle vigenti normative o comunque necessaria o utile per la gestione ordinaria dell’immobile e dei rapporti con i condomini.

Obblighi dell’Amministratore inerenti la straordinaria amministrazione.
Nei casi in cui si rilevi la necessità di lavori straordinari, e fatto salvo il comma II dell’art.11, l'Amministratore provvede alla convocazione tempestiva dell’Assemblea secondo le modalità ed i termini di cui all’art. 5 comma 1, salvo i casi d’urgenza. Provvede altresì:
1. a presenziare alle assemblee straordinarie e, se richiesto, redigere i relativiprocessi verbali;
2. alla richiesta di preventivi a fornitori in regola con la tecnica e la normativa vigente e, conseguentemente, alla stipula dei contratti di appalto per lavori e servizi straordinari necessari al condominio a seguito di delibera assembleare e su espresso mandato dell’assemblea ed alla verifica del lavoro svolto;
3. alla redazione del riparto preventivo delle spese straordinarie compresa la ripartizione pro quota, ed alla verifica dei versamenti da parte dei condomini;
4. alla gestione dei pagamenti ai fornitori ed al versamento di eventuali ritenute d’acconto;
5. alla redazione di riparto consuntivo delle spese straordinarie a conclusione dei lavori;
6. alla cura dei rapporti con la Pubblica Amministrazione (Comune, VVFF, ASL);
7. alla convocazione e presenza alle riunioni di eventuali commissioni speciali;
8. all’espletamento delle incombenze relative alle agevolazioni fiscali previste dalle disposizioni vigenti in favore dei condomini (es.: IVA agevolata; riduzione IRPEF ecc...).
 
Ulteriori compiti.
Al di fuori delle ipotesi di cui agli artt. 1130 e 1131 c.c. e salvo quanto stabilito eventualmente dal contratto con il condominio e nel regolamento condominiale, l’Amministratore può agire solo se previamente autorizzato dall’assemblea, come nel caso in cui sia necessario esercitare le azioni reali, ossia le azioni di rivendicazione, negatorie, di regolamento di confini, per apposizione di termini, previste dagli artt. 948-951 c.c. nonché per promuovere azione di risarcimento danni per deprezzamento di parti comuni dell’edificio, derivante da opere abusive eseguite da terzi.
Qualora lo stato in cui versano le cose comuni rappresenti un serio rischio e pericolo all’incolumità dei terzi e dei condomini stessi, in caso di mancata formazione della volontà assembleare o di impossibilità di riunire l’assemblea condominiale e per motivi di imminente necessità ed urgenza, l’Amministratore è legittimato ad agire autonomamente, salvo riferire nella prima assemblea.

Obbligo di gestione esclusiva e separata.
Ovviamente, nel caso in cui l’amministratore condominiale gestisca contemporaneamente altri condomìni oltre a quello di cui al presente contratto, è fatto obbligo di predisporre una gestione amministrativa e contabile separata rispetto alle altre amministrazioni e/o autogestioni.

Trattamento dei dati personali.
Nell’esercizio dell’attività professionale l’amministratore è tenuto al rigoroso rispetto del codice in materia di protezione dei dati personali (D.lgs. 30/6/2003, n. 196) ed alla conservazione, con ogni cura, dei documenti ricevuti e di quelli, che sono di proprietà del condominio, che abbia redatto o acquisito in ragione del suo incarico e che dovrà esibire ogni qualvolta ne faccia richiesta un avente diritto e, comunque, consegnare al termine dell’incarico.

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